Kun taloyhtiön hallituksella on edessä uuden isännöitsijän valinta, on isännöinnin kilpailutus ajankohtainen toimenpide. Huolellisen isännöinnin kilpailutuksen merkitystä ei voi vähätellä, sillä se tuo esiin ne vahvuudet, joita ammattitaitoinen isännöitsijä tuo taloyhtiölle. Kun isännöinnin kilpailutus tehdään huolellisesti, luodaan pohja sille, että taloyhtiölle sopivin isännöitsijä pystyy parhaiten toimimaan yhteistyössä taloyhtiön hallituksen kanssa. Tämä helpottaa taloyhtiön hallituksen työtä ja edesauttaa tehtäviä toimia kiinteistön arvon säilyttämiseksi.

Isännöinnin kilpailuttaminen lähtee tarpeiden määrittelemisestä

Jos yhteistyö nykyisen isännöitsijän kanssa ei syystä tai toisesta toimi tai taloyhtiö tarvitsee ensimmäisen isännöitsijän asioidensa hoitamiseen, on isännöinnin kilpailutus ajankohtaista. Tällöin kannattaa lähteä liikkeelle siitä, että määritellään taloyhtiön tarpeet ja isännöinnille asetetut tavoitteet.

Taloyhtiön tarpeiden määrittämiseen vaikuttavat useat seikat, esimerkiksi taloyhtiön koko sekä rakennusten ikä ja kunto. Määritysvaiheessa on syytä myös miettiä, mitä taloyhtiön hallitus ja osakkaat odottavat isännöinniltä ja mitä palvelusta ollaan valmiita maksamaan. Isännöitsijän tehtäviin kuuluu muun muassa kiinteistön ja rakennuksien kunnossapidosta sekä taloyhtiön päivittäisestä hallinnosta huolehtimista. Ajoittain isännöinniltä edellytetään myös muita kuin lakisääteisiä palveluita.

Isännöinnin kilpailutuksen tarjouspyyntöjen tekeminen

Päästäessä vaiheeseen, jossa on määritelty taloyhtiön tarpeet ja isännöinnille asetetut tavoitteet,on aika siirtyä isännöitsijöiden kilpailuttamisessa eteenpäin: tehdään tarjouspyynnöt potentiaalisille isännöitsijöille. Harkittaessa mahdollisia isännöitsijöitä tai isännöintiyrityksiä voi olla hyvä ajatus kysyä suosituksia myös naapuritalojen taloyhtiöistä tai tuttujen taloyhtiöiden hallitusten jäseniltä. Nämä suositukset voivat hyvinkin auttaa löytämään omalle taloyhtiölle parhaiten sopivan isännöitsijän.

Tarjouspyyntö kannattaa lähettää isännöintiyrityksille, jotka täyttävät määrittelyvaiheessa asetetut kriteetit. Tarjouspyyntöön tulee kirjata muun muassa taloyhtiön perustiedot sekä isännöinnille asetetut tavoitteet ja tarpeet. Näiden lisäksi tarjouspyynnölle tulee kirjata ajankohta, jolloin yhteistyön toivotaan alkavan. Tarjouspyyntöprosessissa on syytä huomioida myös se, että isännöintiyritykset tarvitsevat yleensä jonkin verran aikaa pystyäkseen reagoimaan tarjouspyyntöön ja toimittamaan tarjouksen taloyhtiön hallitukselle. Isännöinnin kilpailutuksen tarjouspyyntöihin vastaamiseen onkin syytä varata kohtuullinen aika.

Vertaa isännöinnistä annettuja tarjouksia

Isännöintitarjoukset käydään huolellisesti läpi taloyhtiön hallituksen kokouksessa, jossa tarkistetaan tarjousten asianmukaisuus sekä se, vastaako tarjous tarjouspyynnössä asetettuja määreitä. Mikäli tarjous on joiltain osin puutteellinen, voidaan siihen pyytää tarkennuksia.

Tarjouksia arvioitaessa kannattaa verrata isännöitipalveluiden hintojen lisäksi myös tarjouksessa esitettyä palvelukokonaisuutta. Ammattitaitoinen isännöitsijäyritys, joka hallitsee alan ja ymmärtää taloyhtiön kanssa hyvin toimivan vuorovaikutuksen merkityksen sujuvan yhteistyön kannalta on aina erityisen huomionarvoinen tarjouksia verrattaessa. Kun tarjouksista erottuu todella potentiaalisia isännöintiyrityksiä, tulee näiltä tilata seuraavaksi vastuulain mukaiset selvitykset.

Isännöitsijän valitseminen kilpailutuksen päätteeksi

Seuraava vaihe on lupaavimpien isännöintipalveluiden tarjoajien haastatteleminen. Tämän keskustelun myötä taloyhtiö saa lisätietoja isännöintiyrityksestä sekä pystyy varmistamaan, että taloyhtiön hallituksella ja isännöintiyrityksellä on samanlainen käsitys siitä, mitä isännöintipalvelut käsittävät.

Sitten onkin on aika solmia isännöintisopimus uuden isännöitsijän kanssa. Tämä on mahdollista, kun taloyhtiön hallitus on tehnyt päätösvaltaisessa kokouksessa päätöksen siitä, kuka isännöitsijä tai mikä isännöintiyritys valitaan hoitamaan jatkossa taloyhtiön asioita. Sopimuksessa kannattaa määritellä muun muassa isännöitsijän päivittäin hoidettavat tehtävät, erikseen veloitettavat tehtävät sekä ne tehtävät, jotka kuuluvat lisäpalveluihin. Lopuksi sopimus allekirjoitetaan taloyhtiön sekä isännöitsijän tai isännöintiyrityksen edustajien toimesta.

Hyvin hoidetun isännöinnin kilpailutuksen lopputuloksena taloyhtiö löytää itselleen sopivan isännöitsijän. Se luo edellytykset isännöinnin ja taloyhtiön asioiden sujuvalle hoitamiselle, mikä on kaikkien osapuolten sekä myös kiinteistön ja sen rakennusten etu.

Me Kiinteistötahkolalla tarjoamme ammattitaitoista isännöintiä ympäri Suomen. Asuntoyhtiöiden lisäksi isännöimme kymmeniä kauppa- ja liikekeskuksia. Isännöintipalvelun lisäksi hoidamme kohteita myös laajennetulla manageerauspalvelulla. Tarjoamme myös erillistä, kustannustehokasta konseptia pienten taloyhtiöiden isännöintiin.