Kehitimme asiakkaidemme palautteen pohjalta taloyhtiöiden hallitusten ja isännöinnin yhteistyön tueksi taloyhtiön vuosikellon. Sen avulla näet nopeasti, mitä hallituksen ja isännöitsijän tehtäviä tilikauden aikana on edessä – oikeaan aikaan ja selkeästi jäsenneltynä.

Vuosikellon tehtävät eivät sinänsä ole uusia, vaan uusi kellomainen kvartaaleihin jaettu esitysmuoto tekee niistä helpommin hahmotettavia. Jos taloyhtiön tilikausi on kalenterivuosi, vuosikello alkaa tammikuusta. Poikkeavan tilikauden yhtiöissä sitä mukautetaan vastaavasti.

Merkittävä uudistus on myös se, että vuosikello on integroitu Kiinteistötahkolan sisäiseen toiminnanohjaus-järjestelmään. Tämä takaa, että tehtävät etenevät ajallaan ja palvelun laatu pysyy tasaisena.

Vuosikello on kolmesivuinen, josta ensimmäinen esittää vuoden tärkeimmät tehtävät koko vuodelta ja seuraavilla kahdella sivulla kuvataan tarkemmin eri kvartaalien tapahtumia.

Q1 Tammi-maaliskuu

Ensimmäisen kvartaalin aikana keskitytään tilinpäätöksen ja talousarvion laatimiseen ja pidetään hallituksen tilinpäätöskokous. Lisäksi valmistellaan tulevaa yhtiökokousta.

• Tilinpäätöksen ja talousarvion laatiminen.
• Hallituksen tilinpäätöskokous ja tilintarkastus.
• Kunnossapitotarveselvityksen viimeistely yhtiökokoukselle.
• Yhtiökokouksen päätettäväksi vietävien asioiden valmistelu.

Q2 Huhti-kesäkuu

Toisella kvartaalilla järjestetään yhtiökokous ja uusi hallitus järjestäytyy. Lisaksi arvioidaan kiinteistöhuollon ja siivouksen toimintaa ja suoritetaan tarvittaessa katselmus piha- ja yleisiin alueisiin.

• Yhtiökokouksen pitäminen.
• Uuden hallituksen järjestäytyminen.
• Hallituksen jäsenten perehdytys ja kokoussuunnitelmat.
• Tiedotetaan osakkaita yhtiökokouksesta ja sen päätöksistä.
• Yhtiökokouksen päätösten toimeenpano.
• Hallitukselle tarjotaan mahdollisuutta teettää osakaskysely.
• Huollon ja siivouksen laadun arviointi. Järjestetään tarvittaessa katselmus.
• Tiedotetaan hallitusta isännöinnin kesän aukioloajoista ja sijaistuksista.

Q3 Heinä-syyskuu

Kolmannella kvartaalilla käydään läpi yhtiön talous­tilanne, tarvittaessa osakkaiden palautteet ja aloitetaan seuraavan tilikauden korjaustöiden valmistelut.

• Kuluvan vuoden taloustilanteen läpikäyminen. Tarvittaessa isännöitsijä esittää toimenpiteitä hallitukselle.
• Seuraavan vuoden PTS-korjausten valmistelun aloittaminen, tarvittaessa kuntoarvion tai kuntotutkimusten tilaaminen. Sovitaan hallituksen kanssa suunnittelun ja kilpailutusten järjestämisestä hankkeille.

Q4 Loka-joulukuu

Neljännellä vuosikvartaalilla käydään läpi taloyhtiön palvelutilanne ja maksetaan hallituksen kokouspalkkiot.

• Arvioidaan taloyhtiön sopimusten sisältö ja mahdolliset muutostarpeet.
• Maksetaan kuluvan vuoden hallituspalkkiot yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti.

___

Vuosikello on siis apuväline, joka helpottaa taloyhtiön hallintoa, tukee päätöksentekoa ja tuo lisävarmuutta hallitusten arkeen! Voit ladata pdf-muotoisen Kiinteistötahkolan Taloyhtiön vuosikellon tästä.