Useimmissa taloyhtiöissä lähestytään vuoden merkittävintä tapahtumaa – yhtiökokousta. Jotta kokouskutsu tavoittaa varmasti asunnon omistajan, on tärkeää huolehtia siitä, että osakkaan yhteystiedot ovat ajan tasalla. Erityisen tärkeää tämä on silloin, jos omistajuudessa on tapahtunut muutoksia vuoden aikana, esimerkiksi asunnon myynnin tai osakkaan kuoleman vuoksi.

Huoneistotietojärjestelmässä olevien taloyhtiöiden yhtiökokouskutsut lähetetään Maanmittauslaitoksen (MML) tiedoissa olevan osakeluettelon perusteella sekä MML:n tiedoissa oleviin yhteystietoihin.

Yhteystietojen ylläpito

• Postiosoitteen muutokset Maanmittauslaitos saa suoraan väestö-/yritystietojärjestelmästä. Sähköpostiosoitteen muutokset sekä väestö-/yritystietojärjestelmästä poikkeavat osoitteet tulee ilmoittaa Maanmittauslaitokselle erillisellä lomakkeella.
• Tiedonkulun vuoksi nämä tiedot on hyvä ilmoittaa myös suoraan isännöintiin.
• Myös kuolinpesien tulee itse ilmoittaa kuolinpesän edustajan yhteystiedot Maanmittauslaitokselle.

Yhtiökokouskutsut omistajan vaihtuessa

• Pitkien käsittelyaikojen vuoksi Maanmittauslaitoksen osakeluettelon tiedot voivat olla useitakin kuukausia vanhoja, eivätkä kauppatilanteissa uuden osakkaan tiedot välttämättä ehdi rekisteröityä ennen yhtiökokouksia. Valtakirja edelliseltä omistajalta uudelle omistajalle oikeuttaa osallistumaan taloyhtiön yhtiökokoukseen ja äänioikeuteen kokouksessa. Kauppakirja ei riitä oikeuttamaan yhtiökokoukseen osallistumista.  
• Jos saat yhtiökokouskutsun omistuksesi päättymisen jälkeen, toimita uusille osakkaille valtakirja yhtiökokoukseen osallistumiseen.
• Jos valtakirjan saaminen asunnon myyjältä ei syystä tai toisesta ole mahdollista, Maanmittauslaitosta voi pyytää käsittelemään omistuksen rekisteröinnin kiireellisenä.

Maanmittauslaitos: Tietoa huoneiston omistajalle