Osakeluetteloiden siirto sähköiseen huoneistotietojärjestelmään etenee hyvin
Osakehuoneiston omistajuus osoitetaan perinteisesti paperisella osakekirjalla, johon omistuksen vaihtumisen yhteydessä tehdään siirtomerkintä. Tulevaisuudessa osakekirjan korvaa sähköinen omistajamerkintä. Osakeluettelon ylläpito ja omistajamerkinnät ovat sähköisessä huoneistotietojärjestelmässä, josta vastaa Maanmittauslaitos. Asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluetteloiden ylläpito Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä.
Valtaosa asiakastaloyhtiöidemme hallituksista on antanut osakeluetteloiden siirron tehtäväksemme. Aloitimme Kiinteistötahkolassa siirrot vuoden alussa ja siirtyminen huoneistotietojärjestelmään on käynnistynyt osaltamme hyvin. Tammikuun loppuun mennessä jo yli 10 % asiakastaloyhtiöistämme on järjestelmässä.
Lähetämme osakkaillemme aina tiedotteen, kun heidän yhtiönsä on siirretty järjestelmään, minkä jälkeen osakkaalla on puolestaan 10 vuotta aikaa siirtää paperiset osakekirjat Maanmittauslaitokselle. Yhden osakekirjan sähköistämisestä Maanmittauslaitos veloittaa kertaluontoisen 63 euron rekisteröintimaksun.
Muutoksen syynä on laki huoneistotietojärjestelmästä, joka astui voimaan 1. tammikuuta 2019.
Millaista taloyhtiötä siirtyminen koskee?
Siirtymä koskee kaikkia ennen vuotta 2019 perustettuja asunto-osakeyhtiötä. Ennen vuotta 2019 perustetuille keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille siirtyminen on vapaaehtoista. Kun asunto-osakeyhtiö tai keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö on perustettu 1.1.2019 tai sen jälkeen, ne ovat suoraan huoneistotietojärjestelmässä, eikä siirtoa tarvitse tehdä.
Osakeluettelomerkinnät kuntoon ennen siirtoa
Olemme tiedottaneet asiakasyhtiöidemme osakkaita useassa yhteydessä ja pyytäneet toimittamaan puuttuvia dokumentteja, jos osakeluettelomerkintää ei ole voitu tehdä. Osakeluettelomerkintöjen tulee saada ajan tasalle ennen siirtoa. Osakkaat voivat tarkistaa osakeluettelomerkinnän Premis taloyhtiöportaalista kohdasta Omat tilat.
Huoneistotietojärjestelmään voidaan siirtää vain osakkaat, joilla osakeluettelomerkintä on kunnossa. Mikäli merkinnän tekemiseen tarvittavia dokumentteja ei saada nykyisiltä osakkailta, sähköiseen huoneistotietojärjestelmään siirtyvät viimeisimmät osakeluetteloon merkityt osakkaat. Dokumenttien toimittaminen isännöitsijätoimistolle on osakkaan vastuulla (yleisin puuttuva dokumentti on varainsiirtoverotodistus). Myös osakkaiden syntymäaika vaaditaan siirron tekemiseen. Osakkaat voivat täydentää syntymäajan kätevästi portaalissa, mikäli tieto puuttuu.
Sen jälkeen kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, osakkaan muuttuneet yhteystiedot on ilmoitettava suoraan Maanmittauslaitokselle, josta tieto tulee isännöintijärjestelmään esimerkiksi yhtiökokouskutsujen lähetystä varten.
Lisää tietoa Maanmittauslaitoksen sivuilla