Mitä kysyä isännöintipalvelua kilpailutettaessa?

Taloyhtiön isännöintipalvelun onnistunut kilpailutus vaatii huolellista valmistautumista ja oikeiden kysymysten esittämistä. Keskeisiä selvitettäviä asioita ovat hinnoittelun rakenne, palvelun laatu, isännöitsijän ammattitaito sekä kokemukset vastaavien taloyhtiöiden kanssa. Lisäksi on tärkeää perehtyä sopimusehtoihin, vastuunjakoon ja mahdollisiin lisäpalveluihin. Huolellinen kilpailutus on taloyhtiön taloudellisen ja teknisen kunnon kannalta erittäin merkityksellistä.

Mitä kysyä isännöintipalvelua kilpailutettaessa?

Isännöintipalvelun kilpailutus on taloyhtiön tulevaisuuden kannalta yksi merkittävimmistä päätöksistä. Kilpailutusprosessin huolellinen suunnittelu auttaa löytämään juuri omalle taloyhtiölle sopivan kumppanin. Kilpailutuksen keskeisiä vaiheita ovat tarjouspyynnön laatiminen, tarjousten vertailu, palveluntarjoajien haastattelut ja lopullinen valinta.

Hyvin suunniteltu kilpailutus varmistaa, että vertailet tarjouksia yhteismitallisesti ja saat kokonaiskuvan eri isännöintiyritysten tarjoamista palveluista. Huolellinen valmistelu säästää hallituksen aikaa ja auttaa tekemään perustellun päätöksen. Tärkeimpiin kysymyksiin kuuluvat isännöitsijän osaaminen, käytettävät järjestelmät, palvelun sisältö ja hinnoittelu. Kilpailuttaminen kannattaa aloittaa selvittämällä taloyhtiön tarpeet ja tavoitteet, jotta osaat kysyä juuri teidän yhtiöllenne merkittäviä asioita.

Miten isännöintipalveluiden hinnoittelu muodostuu?

Isännöintipalveluiden hinnoittelu rakentuu tyypillisesti kiinteästä kuukausimaksusta sekä erillisveloitettavista palveluista. Kiinteä kuukausimaksu kattaa taloyhtiön normaalin vuosikierron mukaiset tehtävät, kuten kirjanpidon, tilinpäätöksen, yhtiökokouksen järjestämisen ja perustason asiakaspalvelun.

Kiinteään kuukausihintaan vaikuttavat keskeisesti taloyhtiön koko, huoneistomäärä ja elinkaaren vaihe. Isännöinnin hinnasta valtaosa muodostuu työstä, jossa tuotetaan palveluja taloyhtiölle, hallitukselle sekä asukkaille. Taloyhtiön ei kannata maksaa palveluista, joita se ei tarvitse tai käytä.

Erikseen veloitettaviin palveluihin kuuluvat tyypillisesti esimerkiksi:

Laajemmat korjaushankkeet ja niiden hallinnointi
Kiinteistön kehittämiseen liittyvät projektit
Erityistilanteiden edellyttämät selvitykset
Isännöitsijätodistukset ja muut yksittäiset dokumentit

Hinnoittelumalleja vertailtaessa on tärkeää selvittää, mitä kiinteään kuukausihintaan todella sisältyy ja mitkä palvelut veloitetaan erikseen. Näin vältytään ikäviltä yllätyksiltä ja pystytään arvioimaan kokonaiskustannuksia paremmin.

Mitkä ovat laadukkaan isännöintipalvelun tuntomerkit?

Laadukas isännöintipalvelu rakentuu useiden eri tekijöiden varaan. Taloyhtiöiden kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti näihin laatutekijöihin isännöintiä kilpailutettaessa:

Ammattitaito ja osaaminen – Isännöitsijällä tulee olla riittävä koulutus ja kokemus sekä ajantasainen tieto alan säädöksistä. Ammattitaitoinen isännöitsijä tuntee kiinteistönpidon teknisen puolen, talouden, juridiikan ja hallinnon.

Tavoitettavuus ja viestintä – Isännöitsijän tulee olla helposti tavoitettavissa ja viestinnän selkeää. Kiinteistötahkolan palvelulupaukseen kuuluu vastata kaikkiin yhteydenottoihin 24 tunnin sisällä.

Ennakoiva toimintatapa – Hyvä isännöitsijä toimii ennakoivasti, suunnitelmallisesti ja pitkäjänteisesti taloyhtiön parhaaksi. Hän ehdottaa aktiivisesti toimenpiteitä, jotka ylläpitävät kiinteistön arvoa.

Läpinäkyvyys ja nykyaikaiset työkalut – Laadukas isännöinti hyödyntää nykyaikaisia järjestelmiä, jotka mahdollistavat reaaliaikaisen tiedon taloyhtiön taloudesta ja tapahtumista. Tämä lisää toiminnan läpinäkyvyyttä.

Milloin taloyhtiön kannattaa kilpailuttaa isännöintipalvelu?

Taloyhtiön kannattaa harkita isännöintipalvelun kilpailuttamista erityisesti seuraavissa tilanteissa:

Isännöintisopimus on päättymässä – Sopimuksen päättyminen on luonteva ajankohta kilpailuttaa palvelu ja varmistaa, että yhtiö saa parhaan mahdollisen kumppanin.

Nykyiseen palveluun ei olla tyytyväisiä – Jos viestintä on puutteellista, sovitut asiat eivät etene tai hinnoittelussa on epäselvyyksiä, on aika harkita kilpailutusta.

Taloyhtiössä tapahtuu merkittäviä muutoksia – Esimerkiksi suuret peruskorjaushankkeet tai muut muutokset taloyhtiön toimintaympäristössä voivat edellyttää uudenlaista osaamista isännöinniltä.

Markkinatilanteen kartoittaminen – Isännöintipalveluiden tarjonta ja hintataso kehittyvät jatkuvasti. Säännöllinen kilpailutus 3-5 vuoden välein auttaa varmistamaan, että taloyhtiö saa ajantasaista palvelua kilpailukykyiseen hintaan.

Kilpailutuksen ajoitus kannattaa suunnitella huolellisesti. Isännöintipalvelun vaihtaminen on järkevintä ajoittaa tilikauden päättymisen yhteyteen, jolloin taloushallinnon siirto tapahtuu mahdollisimman sujuvasti.

Mitä dokumentteja ja referenssejä isännöintiyritykseltä tulisi pyytää?

Isännöintipalvelun kilpailutuksessa on tärkeää pyytää ja tarkastella erilaisia dokumentteja, jotka auttavat arvioimaan yrityksen luotettavuutta ja soveltuvuutta taloyhtiön kumppaniksi:

Referenssit ja suositukset – Pyydä tietoja vastaavankokoisista ja -tyyppisistä taloyhtiöistä, joita yritys isännöi. Tarkista mahdollisuus olla yhteydessä referenssiasiakkaisiin.
Vastuuvakuutustodistus – Varmista, että isännöintiyrityksellä on riittävät vakuutukset mahdollisten vahinkojen varalta.
Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset – Pyydä todistukset verojen maksamisesta, eläkevakuutusten ottamisesta ja kaupparekisteriote.
Henkilöstön pätevyystodistukset – Tarkista, onko taloyhtiölle nimetyllä isännöitsijällä asianmukainen koulutus ja pätevyys (esim. ISA, AIT).
Palvelukuvaus – Pyydä yksityiskohtainen kuvaus tarjottavista palveluista ja siitä, mitkä palvelut kuuluvat kiinteään hintaan ja mitkä veloitetaan erikseen.

Dokumenttien tarkastelu auttaa muodostamaan kokonaiskuvan isännöintiyrityksen toimintatavoista ja luotettavuudesta. Perusteellinen taustatyö on tärkeä osa onnistunutta kilpailutusprosessia.

Miten isännöintisopimus kannattaa laatia?

Isännöintisopimus on taloyhtiön ja isännöintiyrityksen välinen juridinen asiakirja, joka määrittelee yhteistyön ehdot ja sisällön. Huolellisesti laadittu sopimus selkeyttää molempien osapuolten vastuut ja oikeudet sekä ehkäisee mahdollisia ristiriitatilanteita.

Sopimuksessa tulisi määritellä selkeästi ainakin seuraavat asiat:

Sopimuksen kesto ja irtisanomisehdot – Suositeltava sopimuskausi on tyypillisesti 1-3 vuotta. Irtisanomisaika on yleensä 1-3 kuukautta.
Palvelusisältö – Tarkat kuvaukset siitä, mitä palveluita kiinteään kuukausihintaan sisältyy ja mitkä veloitetaan erikseen.
Hinnoittelu ja laskutusperusteet – Selkeä erittely hinnoista, indeksikorotusehdot ja erillisveloitusten perusteet.
Vastuunjako – Täsmällinen kuvaus isännöitsijän ja hallituksen vastuualueista ja päätöksentekovaltuuksista.
Raportointikäytännöt – Miten ja kuinka usein isännöitsijä raportoi taloyhtiön taloudesta ja muista asioista hallitukselle.

Sopimuksessa kannattaa kiinnittää erityistä huomiota palvelukuvauksen tarkkuuteen. Täsmällinen sopimus vähentää tulkinnanvaraisuutta ja helpottaa yhteistyötä. Sopimuksen laatimisessa on usein järkevää hyödyntää isännöinnin yleiset sopimusehdot (ISE) -asiakirjaa, joka tarjoaa alalla yleisesti hyväksytyn pohjan sopimukselle.

Isännöintipalvelun kilpailuttamisen avaintekijät

Onnistunut isännöintipalvelun kilpailutus edellyttää huolellista valmistautumista ja oikeiden kysymysten esittämistä. Kilpailutusprosessin keskeiset avaintekijät voidaan tiivistää seuraavasti:

Taloyhtiön tarpeiden kartoitus – Määrittele selkeästi, mitä taloyhtiönne odottaa isännöinniltä ja mitkä palvelut ovat teille erityisen tärkeitä.
Yhdenmukainen tarjouspyyntö – Laadi tarjouspyyntö, joka mahdollistaa eri isännöintiyritysten tarjousten tasapuolisen vertailun.
Kokonaisuuden arviointi – Huomioi hinnan lisäksi laatu, osaaminen, referenssit ja palvelukokonaisuus.
Henkilökohtaiset tapaamiset – Tapaa potentiaaliset isännöitsijät ennen päätöksentekoa, sillä henkilökemia ja luottamus ovat tärkeitä tekijöitä pitkäaikaisessa yhteistyössä.
Selkeä sopimus – Varmista, että sopimus sisältää kaikki oleelliset asiat ja määrittelee palvelut tarkasti.

Meillä Kiinteistötahkolassa tiedämme, että jokainen taloyhtiö on erilainen omine tarpeineen. Olemme auttaneet satoja taloyhtiöitä löytämään juuri heille sopivan isännöintiratkaisun. Ammattitaitoinen isännöinti on taloyhtiön tärkein kumppani, joka varmistaa kiinteistön arvon säilymisen ja asukkaiden viihtyvyyden.

Ota rohkeasti yhteyttä asiantuntijoihimme, niin autamme kartoittamaan taloyhtiönne tarpeet ja löytämään teille parhaiten sopivan isännöintiratkaisun.