Kuinka usein isännöintipalvelua tulisi kilpailuttaa?

Isännöintipalvelun kilpailuttaminen on tärkeä osa taloyhtiön hallintoa ja ylläpitoa. Suositeltava kilpailutusväli on yleensä 3-5 vuotta, mutta tarve voi vaihdella taloyhtiön koon, iän ja tilanteen mukaan. Säännöllisellä kilpailuttamisella varmistetaan, että taloyhtiö saa laadukasta palvelua kustannustehokkaasti. Kilpailutuksen ajoitus kannattaa suunnitella huolellisesti, jotta se tukee taloyhtiön pitkän tähtäimen tavoitteita ja varmistaa kiinteistön arvon säilymisen.

Isännöintipalvelun kilpailuttaminen – miksi ja milloin?

Isännöintipalvelun kilpailuttaminen on taloyhtiöille tärkeää, koska se auttaa varmistamaan palvelun laadun, kustannustehokkuuden ja ajankohtaisuuden. Isännöinti on taloyhtiön toiminnan kannalta keskeinen palvelu, joka vaikuttaa merkittävästi asumisen laatuun ja kustannuksiin.

Kilpailuttaminen kannattaa harkita erityisesti seuraavissa tilanteissa:

• Nykyisen isännöintipalvelun laatutaso ei vastaa odotuksia
• Taloyhtiön tarpeet ovat muuttuneet esimerkiksi suurten korjaushankkeiden myötä
• Palvelun hinta on noussut merkittävästi ilman selvää perustelua
• Yhteydenpito isännöitsijän kanssa on vaikeaa tai hidasta
• Isännöintisopimus on ollut voimassa pitkään ilman uudistamista

Isännöintipalvelun kilpailuttaminen ei ole vain hinnan tarkistamista, vaan myös mahdollisuus arvioida palvelukokonaisuuden soveltuvuutta taloyhtiön nykyisiin tarpeisiin. Taloyhtiön hallituksen tehtävänä on tunnistaa merkit, jotka viittaavat kilpailutuksen tarpeellisuuteen.

Kuinka usein isännöintipalvelua kannattaa kilpailuttaa?

Isännöintipalvelua kannattaa kilpailuttaa tyypillisesti 3-5 vuoden välein. Tämä aikataulu mahdollistaa pitkäjänteisen yhteistyön isännöitsijän kanssa, mutta varmistaa myös sen, että palvelun laatu ja hinnoittelu pysyvät kilpailukykyisinä.

Kilpailutusväli voi kuitenkin vaihdella taloyhtiön ominaisuuksien mukaan:

• Pienissä taloyhtiöissä (alle 10 huoneistoa) kilpailutus voi olla järkevää 4-5 vuoden välein
• Keskikokoisissa taloyhtiöissä (10-30 huoneistoa) sopiva väli on usein 3-4 vuotta
• Suurissa taloyhtiöissä (yli 30 huoneistoa) kilpailutus 2-3 vuoden välein voi olla perusteltua

Kilpailutuksen ajoitukseen vaikuttavat myös tulevat suuret hankkeet, kuten putki- tai julkisivuremontit. Näitä ennen on hyvä varmistaa, että isännöinti on ammattitaitoista ja taloyhtiön tarpeisiin sopivaa. Toisaalta keskellä suurta remonttia isännöitsijän vaihtaminen voi olla riskialtista.

Isännöintipalvelun kilpailutus kannattaa ajoittaa siten, että uusi sopimus alkaa taloyhtiön tilikauden alusta. Tämä helpottaa talouden seurantaa ja raportointia.

Mitä hyötyä isännöintipalvelun säännöllisestä kilpailuttamisesta on?

Säännöllinen isännöintipalvelun kilpailuttaminen tuo taloyhtiölle monia merkittäviä etuja. Kustannussäästöt ovat ilmeinen hyöty, sillä kilpailutus auttaa varmistamaan, että taloyhtiö maksaa palvelusta markkinahintaista korvausta.

Kilpailutuksen keskeiset hyödyt:

• Palvelun laadun parantuminen, kun isännöitsijät joutuvat kehittämään palveluitaan kilpailun myötä
• Uusien digitaalisten työkalujen ja palvelumallien käyttöönotto
• Taloyhtiön tarpeiden uudelleenarviointi ja palvelukokonaisuuden päivittäminen
• Hallituksen tietämyksen lisääntyminen isännöintipalveluiden sisällöstä ja hinnoittelusta
• Mahdollisuus löytää juuri omalle taloyhtiölle sopiva palvelumalli

Kilpailutus auttaa myös selkeyttämään, mistä isännöintipalvelun kuukausihinta koostuu. Kiinteään kuukausihintaan kuuluvat perustehtävät ja erikseen veloitettavat lisäpalvelut tulevat näin paremmin ymmärretyiksi. Säännöllinen kilpailutus myös pitää nykyisen isännöitsijän ”hereillä” ja motivoi laadukkaaseen palveluun.

Miten isännöintipalvelun kilpailutus kannattaa toteuttaa?

Isännöintipalvelun kilpailutus on prosessi, joka kannattaa suunnitella huolellisesti. Tarjouspyynnön laatiminen on kilpailutuksen tärkein vaihe, sillä se määrittää millaisia tarjouksia taloyhtiö saa.

Kilpailutusprosessin keskeiset vaiheet:

1. Taloyhtiön tarpeiden kartoitus ja palvelusisällön määrittely
2. Tarjouspyynnön laatiminen, jossa kuvataan selkeästi halutut palvelut
3. Potentiaalisten isännöintiyritysten kartoittaminen ja tarjouspyyntöjen lähettäminen
4. Tarjousten vastaanottaminen ja vertailu yhtenäisten kriteerien pohjalta
5. Parhaiden tarjoajien haastattelut
6. Päätöksenteko ja sopimuksen laatiminen

Vertailukriteereitä kannattaa miettiä etukäteen. Näitä voivat olla esimerkiksi hinta, palvelun laajuus, isännöitsijän kokemus ja pätevyys, yrityksen resurssit sekä digitaaliset palvelut. Edullisin hinta ei aina tarkoita parasta kokonaisuutta – palvelun laatuun ja sisältöön kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.

Tarjouspyynnössä on hyvä pyytää erittelyt siitä, mitkä palvelut kuuluvat kiinteään kuukausihintaan ja mistä veloitetaan erikseen. Näin vältytään yllätyksiltä ja pystytään vertailemaan tarjouksia totuudenmukaisesti.

Milloin isännöintipalvelun vaihtaminen ei ole järkevää?

Vaikka säännöllinen kilpailutus on hyödyllistä, on tilanteita, joissa isännöintipalvelun vaihtaminen ei ole järkevää. Keskeneräiset projektit, kuten laajat remontit, ovat tyypillinen esimerkki tilanteesta, jossa isännöitsijän vaihtaminen voi aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä.

Isännöintipalvelun vaihtamista kannattaa välttää, kun:

• Taloyhtiössä on meneillään suuri korjaushanke
• Isännöitsijä on juuri vaihtunut (alle vuosi sitten)
• Nykyinen isännöitsijä on erityisen perehtynyt taloyhtiön erityispiirteisiin
• Taloyhtiöllä on edessä erityistä asiantuntemusta vaativa hanke, jonka nykyinen isännöitsijä hallitsee
• Hallituksen jäsenet ovat juuri vaihtuneet, eikä riittävää perehtymistä taloyhtiön asioihin ole vielä tapahtunut

On myös huomioitava, että isännöitsijän vaihtaminen aiheuttaa aina siirtymävaiheen, jonka aikana uusi isännöitsijä perehtyy taloyhtiön asioihin. Tämä voi aiheuttaa väliaikaista tehottomuutta ja ylimääräistä työtä hallitukselle.

Isännöintipalvelun kilpailuttaminen osana taloyhtiön strategiaa

Isännöintipalvelun kilpailuttaminen tulisi nähdä osana taloyhtiön kokonaisvaltaista kiinteistönhallintaa. Se ei ole irrallinen toimenpide, vaan osa strategista suunnittelua, jolla varmistetaan taloyhtiön pitkän aikavälin tavoitteiden toteutuminen.

Kiinteistön pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS) ja isännöintipalveluiden kilpailutus kulkevat käsi kädessä. Hyvä isännöitsijä tukee taloyhtiötä PTS:n laatimisessa ja päivittämisessä, mikä puolestaan antaa selkeät suuntaviivat sille, millaista isännöintiä taloyhtiö tarvitsee tulevina vuosina.

Kilpailutuksessa kannattaa huomioida:

• Taloyhtiön ikä ja kunto – vanha kiinteistö vaatii usein enemmän teknistä osaamista
• Tulevat korjaustarpeet – suuret remontit vaativat projektinhallintataitoja
• Taloyhtiön koko – pienille taloyhtiöille on tarjolla räätälöityjä, kustannustehokkaita ratkaisuja
• Digitalisaation tuomat mahdollisuudet – modernit isännöintiyritykset tarjoavat digitaalisia työkaluja

Isännöintipalvelun säännöllinen arviointi ja tarvittaessa kilpailuttaminen ovat hallituksen vastuulla olevia tehtäviä, joilla varmistetaan taloyhtiön varojen tehokas käyttö ja kiinteistön arvon säilyminen. Hyvin toteutettu kilpailutus ja oikein valittu isännöintipalvelu tukevat taloyhtiön pitkäjänteistä kehittämistä ja asumismukavuuden ylläpitoa.