Premis isännöintijärjestelmä ja taloyhtiöportaali
Kiinteistötahkolan isännöintiasiakkaana taloyhtiönne hallitus ja osakkaat saavat käyttöönsä Premis-ohjelmiston, joka toimii sekä sähköisenä isännöintijärjestelmänä että digitaalisena taloyhtiöportaalina.
Miten isännöintijärjestelmä helpottaa taloyhtiön hallituksen työtä?
Taloyhtiön hallituksen jäsenillä on useita vastuita ja velvollisuuksia. Hallituksen jäsenten tehtävänä on ylläpitää ja kehittää taloyhtiön omaisuutta sekä huolehtia, että taloyhtiön asiat ovat lainmukaisesti hoidettu. Arjessa nämä vastuut kulminoituvat pitkälti taloudellisen kokonaiskuvan hallintaan, isännöitsijän valvontaan, sekä taloyhtiön tiedottamiseen. Hallituksen työn luonteesta johtuen ajankohtainen tilannekuva taloyhtiön tapahtumista on lähes välttämätöntä.
Tällä sivulla käymme läpi, miten Kiinteistötahkolan Premis – isännöintijärjestelmä helpottaa taloyhtiön hallituksen jäsenten työtä. Aiheeseen liittyen haastattelimme Kiinteistötahkolan asiantuntijaa, Miikka Leskistä.
Premis-isännöintijärjestelmä lisää taloyhtiön tilanteen läpinäkyvyyttä
Elämme tällä hetkellä aikaa, jolloin monella taloyhtiöllä on ollut, tai tulee olemaan isoja kustannuspaineita oman talouden hallinnassa. Hoitovastikkeet tulevat nousemaan, joka saa monet osakkaat kiinnittämään entistä enemmän huomiota taloyhtiön talouden tilaan.
”Premis-järjestelmän isoin hyöty on sen tuoma läpinäkyvyys taloyhtiön hallitukselle. Hallitus voi järjestelmän avulla olla jatkuvasti tietoinen taloyhtiön taloudellisesta tilanteesta”.
Taloudellinen läpinäkyvyys on tärkeää, jotta taloyhtiön talouteen liittyvät asiat tulevat hoidettua ajallaan. Miten Premis tukee taloyhtiön taloudenpitoa konkreettisesti?
Premiksestä on saatavilla ajantasainen tieto taloudesta. Sähköisestä isännöintijärjestelmästä pääsee esimerkiksi käsiksi kirjanpitotietoihin ja taloyhtiötä koskeviin laskuihin. Ostolasku tulee hallitukselle suunnattuun portaaliin heti näkyville, kun isännöitsijä on sen käsitellyt. Tätä kautta ostolasku menee talousarviovertailuun, josta hallitus pystyy seuraamaan helposti seuraamaan yksittäisten tapahtumien lisäksi kokonaisuutta. Portaalissa hallitus pystyy tarkastelemaan, mitä laskuja on tullut, mitä on maksettu ja mihin rahaa on mennyt, sekä mistä rahaa on tullut. Näin hallituksen jäsenillä on koko ajan ajankohtainen tieto taloyhtiön taloudellisesta tilanteesta. Seuranta on helppoa niin mobiilissa, kuin työpöytäsovelluksessakin.
Lisäksi Premis läpinäkyvyyttä isännöitsijän kanssa työskentelyyn. Järjestelmästä on helppoa tarkistaa, paljonko isännöintitoimiston laskut ovat viime kuussa olleet ja mitä lisätöitä on laskutettu. Läpinäkyvyys koskee myös osakkaita sekä asukkaita. Premiksestä esimerkiksi näkee, mitä muutostyöhakemuksia taloyhtiön hallitukselle on tullut hyväksyttäväksi.
Taloyhtiön tiedottaminen helposti ja vaivattomasti taloyhtiöportaalista
Jotkut taloyhtiön hallituksen jäsenet haluavat itse hoitaa tiedottamista asukkaille, sekä osakkaille. Usein osakkaat toivovat hallitukselta aktiivisempaa tiedottamista taloyhtiön asioista ja harvoin taloyhtiössä tiedottamista tehdään liikaa.
”Premiksessä on tähän oma työkalu, jota kutsumme massaviestintätyökaluksi. Hallitus pystyy yhdellä kertaa lähettämään viestin kaikille osakkaille, asukkaille tai muille taloyhtiön toimijoille, sekä laittamaan siihen liitteitä mukaan”.
Käytännössä hallitus pystyy muutamassa minuutissa tavoittamaan haluamansa kohderyhmän ja pitämään huolta, että tieto kulkee näppärästi ja tasapuolisesti tarvittaville ryhmille. Näin tiedottamisessa ei tarvitse odottaa isännöitsijää, vaan asian voi kätevästi hoitaa myös itse. Premiksen kautta tiedottamisessa ei tarvitse printata paperilappuja, saati ripustella ilmoituksia taloyhtiön käytäville. Tämä voi myös säästää taloyhtiön postimaksuissa.
Meiltä saatte ammattitaitoisesti ja täsmällisesti:
- Kirjanpidon, vastikevalvonnan, tilinpäätöksen, laskut, veroilmoitukset ja paljon muuta samassa paikassa
- Nopea ja helppo tiedottaminen, asukkaille tai osakkaille
- Asuntojen tiedot selkeästi samassa paikassa
- Taloyhtiön rahaliikenteen jatkuva ja reaaliaikainen seuranta
- Taloyhtiön perustietojen ylläpidon
- Asiakaspalvelun (mm. osakasluetteloiden ylläpidon)
- Hallituksen opastuksen ja neuvonnan (mm. pöytäkirjamallit)
Siirtääkö Premis isännöitsijän vastuita hallitukselle?
”Ei missään nimessä! Ihan samalla tavalla isännöitsijä, tai huoltoyhtiö hoitaa oman tonttinsa asiat, kuten aikaisemminkin. Premiksen tavoitteena on, että hallitus pystyy helposti seuraamaan taloyhtiön asioiden edistymistä.”
Toisin sanoen, Premis mahdollistaa muutostyöhakemusten jouhevan käsittelyn sekä ratkaisemisen. Hakemukset löytyvät yhdestä paikasta ja niihin voidaan kätevästi palata myös vuosien jälkeen. Näin niitä on helppo vertailla ja osakkaiden välinen tasa-arvoisuus toteutuu tehokkaammin. Muistelutaktiikka on yleensä huonoin tapa hoitaa taloyhtiön päätöksentekoa. Premiksen kanssa ei tarvitse muistella!
Katso koko haastattelu alta.
Haluatko kuulla miten Premis voi helpottaa teidän taloyhtiön hallituksen työtä? Ota yhteyttä asiantuntijaamme ja laitetaan teidän taloyhtiön asiat kuntoon.