Tietosuojaseloste – Isännöinti

TIETOSUOJASELOSTE, Kiinteistö-Tahkola -konsernin isännöinnin asiakastietojen käsittely

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Kiinteistöhallinta Oy -konserni, joka toimii markkinoilla Kiinteistö-Tahkola -toiminimellä (jäljempänä Kiinteistö-Tahkola), yhteystiedot, ks. kiinteistotahkola.fi

Kiinteistö-Tahkola (rekisterinpitäjä) käsittelee henkilötietoja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen. Kiinteistö-Tahkola käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia ottaen huomioon tarkoituksen, jota varten ne on kerätty.

Kiinteistö-Tahkolan tarjoamien kiinteistönvälitys- ja vuokravälityspalvelujen osalta on laadittu erillinen tietosuojaseloste, ja myös kotisivujen evästekäytännöistä on erillinen seloste. Lisäksi asiakkaana olevilla taloyhtiöillä on omat selosteet niiden henkilörekistereistä.

  1. Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Kiinteistö-Tahkolan isännöinti toimii suurimmaksi osaksi henkilötietojen käsittelijän roolissa asunto-osakeyhtiöiden pitämissä henkilörekistereissä (ks. oman taloyhtiön tietosuojaseloste).

Kiinteistö-Tahkolan omien rekisterien henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat:

  • sopimus- ja/tai asiakassuhde: esim. sopimussuhde asiakirjan tilanneen asiakkaan kanssa;
  • rahanpesun estämiseen liittyvän lainsäädännön velvoitteiden noudattaminen (velvollisuus tunnistaa asiakas ja PEP-tiedot);
  • asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan (asoy tms.) edustajien yhteystietojen käsittely perustuu olemassa olevien asiakkaiden osalta lakisääteisiin velvoitteisiin tai sopimukseen, ja potentiaalisten asiakkaiden edustajien osalta suostumukseen ja/tai oikeutettuun etuun.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteiden hankinta, sopimukseen perustuvien toimeksiantojen ja tehtävien hoitaminen, asiakassuhteiden hallinta, lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen sekä palveluiden kehittäminen.

  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Kiinteistö-Tahkolan isännöinti kerää seuraavia henkilötietoja asiakkaista:

  • Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden edustajat:
    • nimi ja yhteystiedot sekä tiedot yhtiöistä, joiden edustajana henkilö toimii, tarvittaessa tunnistetiedot ja PEP-tiedot rahanpesun estämistä koskevan sääntelyn velvoitteiden noudattamiseksi.
  1. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:

  • Asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään
  • Potentiaalisten asiakkaiden edustajien tietoja kerätään verkkopalveluista, sosiaalisen median palveluista sekä asiakastapaamisiin, kampanjoihin tai tapahtumiin osallistuvista.

Kiinteistö-Tahkola Oy voi tarvittaessa tarkistaa ja päivittää yhteystietoja ja muita henkilötietoja myös muista luotettavista julkisten tai yksityisten osapuolien tarjoamista tietolähteistä.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat/tietojen luovutus ja tietojen siirto

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, lukuun ottamatta toimeksiantosopimuksen toista osapuolta.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterien tietoja rikos- ja väärinkäytösepäilyjen selvittämiseksi viranomaisille. Tietoja voidaan luovuttaa myös muille viranomaisille, jos siihen on jokin lakisääteinen peruste.

Rekisterinpitäjä voi kuitenkin siirtää henkilötietoja siten, että henkilötietojen käsittelijä käyttää siirrettyjä tietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun, esimerkiksi perintätoimisto sopimuksen mukaisia tehtäviään hoitaessaan.

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, poikkeuksena ainoastaan mahdollinen EU:n ulkopuolelta tapahtuva IT-tuki. Kotisivujen evästekäytäntöjen osalta ks. erillinen selvitys evästeistä.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin käyttötarkoituksen kannalta on tarpeellista. Säilyttämisaika vaihtelee henkilötiedoittain sen mukaan, mikä on juuri sen henkilötiedon käsittelyn tarkoitus.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöjen henkilötietoja käsitellään niin kauan, kuin ko. henkilö on tietojemme mukaan ko. yhteisön edustajan asemassa, eikä henkilö ole kieltänyt hänen yhteystietojen käyttöä ko. yhteisölle viestinnässä.

Suostumuksen perusteella kerättyjä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ko. henkilö peruuttaa suostumuksen tai tietoomme tulee, ettei ko. henkilö toimi enää ko. yhteisön edustajana.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on:

  • Oikeus saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä
  • Oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn annettu suostumuksensa
  • Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä
  • Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa
  • Oikeus henkilötietojensa tarkistamiseen, eli rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot
  • Oikeus henkilötietojensa poistamiseen, ellei henkilötietojen käsittelyyn ole perustetta
  • Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, ellei tähän ole perustetta
  • Oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen
  • Henkilötietojensa oikaisua, poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
  • Oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo rekisterinpitäjän rikkovan tietosuojalainsäädäntöä

Näiden oikeuksien toteuttamiseksi voit olla yhteydessä Kiinteistö-Tahkolan asiakaspalveluun (yhteystiedot kiinteistotahkola.fi).

  1. Henkilötietojen käsittely ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja automaattisen päätöksenteon avulla.

  1. Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei käsittele asiakassuhteen henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelisi henkilötietoja muihin tarkoituksiin, rekisterinpitäjän velvollisuutena on ilmoittaa rekisteröidyille ennen jatkokäsittelyä tästä tarkoituksesta.

  1. Yleinen kuvaus rekisterinpitäjän asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilörekistereihin on pääsy sellaisilla rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka ovat sitoutuneet yrityksen tietosuojaa koskeviin kirjallisiin ohjeisiin ja salassapitosäännöksiin.

Tietojärjestelmiä koskeva tietoturva on järjestetty asianmukaisin toimenpitein: salauksin, teknisin rajoituksin sekä suojausohjelmistoin ja palomuurein. Järjestelmiin pääsee sisään vain salasanoilla. Paperiasiakirjoilla olevia henkilötietoja säilytetään ja käsitellään vain lukittavissa tiloissa. Henkilötietoja sisältävät aineistot hävitetään tietoturvallisesti.

  1. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty 10.6.2024.