Tietosuojaseloste – Välitys

TIETOSUOJASELOSTE; Kiinteistö-Tahkola -konsernin kiinteistönvälityksen ja vuokravälityksen asiakastietojen käsittely

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Kiinteistöhallinta Oy -konserni, joka toimii markkinoilla Kiinteistö-Tahkola -toiminimellä (jäljempänä Kiinteistö-Tahkola), yhteystiedot, ks. kiinteistotahkola.fi

Kiinteistö-Tahkola (rekisterinpitäjä) käsittelee henkilötietoja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen. Kiinteistö-Tahkola käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia ottaen huomioon tarkoituksen, jota varten ne on kerätty.

Kiinteistö-Tahkolan tarjoamien isännöintipalvelujen osalta on laadittu erillinen tietosuojaseloste. Samoin kotisivujen evästekäytännöistä on erillinen seloste.

  1. Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Kiinteistö-Tahkola Oy käsittelemien henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat:

  • sopimus- ja/tai asiakassuhde: esim. sopimus- tai asiakassuhde asunnon myyjän, vuokranantajan tai muun toimeksiantajan kanssa;
  • toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan sopimuskumppanin kanssa (asunnon ostaja, vuokralainen tms.);
  • kiinteistönvälitystä ja vuokravälitystä koskevien lakisäteisten velvoitteiden noudattaminen (velvollisuus pitää toimeksiantopäiväkirjaa);
  • rahanpesun estämiseen liittyvän lainsäädännön velvoitteiden noudattaminen (velvollisuus tunnistaa asiakas ja PEP-tiedot);
  • asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumuksen perusteella kerätään henkilötietoja pyydettyjen palvelujen tai tietojen tarjoamiseen (sopiva asunto tms.) sekä tiedotteiden ja palveluja koskevien markkinointiviestien lähettämistä varten;
  • kiinteistön- ja vuokravälityksen laadunvalvontaan ja kehittämiseen käytettävä henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteiden hankinta, sopimukseen perustuvien toimeksiantojen ja tehtävien hoitaminen, asiakassuhteiden hallinta, lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen sekä vuokraus-, välitys- ja salkkupalveluiden kehittäminen.

  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Kiinteistö-Tahkola kerää seuraavia henkilötietoja:

  • Salkkupalveluiden toimeksiantajalta (vuokranantaja) tai sen edustajalta sekä vuokra- ja kiinteistövälityksen toimeksiantajalta
    • nimi ja henkilötunnus, yritysasiakkaan edustajan tiedot, tiedot tosiasiallisista edunsaajista
    • yhteystiedot
    • tilinumero
    • rahanpesun estämisen sääntelyyn liittyen PEP-tiedot
  • Salkkupalvelun vuokralaisen tiedot
    • nimi ja henkilötunnus, yritysasiakkaan edustajan tiedot
    • yhteystiedot
    • tiedot vuokranmaksuvelvoitteiden hoidosta
  • Vuokra-asunnon hakijalta
    • tiedot työsuhteesta tai opiskelutiedot
    • henkilötunnus ja tieto luottotietojen mahdollisista häiriömerkinnöistä
    • yhteystiedot sekä muut vuokra-asunnon hakijan itse antamat tiedot
  • Omistusasunnon ostajaehdokkaalta tai myyjäehdokkaalta
    • nimi ja yhteystiedot
  • Potentiaaliset asiakkaat (markkinointiluvan antaneet), muun muassa verkkopalvelujen ja kampanjoiden kautta tavoitetut henkilöt
    • nimi, yhteystiedot ja aiempien palveluiden ostamista koskevat tiedot
    • tietoja asunnon tarpeesta
  1. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:

  • Asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään.
  • Suomen Asiakastieto Oy:n (tai vastaavasta) luottotietorekisteristä voidaan tarkistaa vuokra-asuntohakemuksen jättäneiden asiakkaiden luottotiedot.
  • Potentiaalisten asiakkaiden tietoja kerätään verkkopalveluista, sosiaalisen median palveluista sekä asiakastapaamisiin, kampanjoihin tai tapahtumiin osallistuvista.

Kiinteistö-Tahkola Oy voi tarvittaessa tarkistaa ja päivittää yhteystietoja ja muita henkilötietoja myös muista luotettavista julkisten tai yksityisten osapuolien tarjoamista tietolähteistä.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat/tietojen luovutus ja tietojen siirto

Rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille, lukuun ottamatta toimeksiantosopimuksen toista osapuolta.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterien tietoja rikos- ja väärinkäytösepäilyjen selvittämiseksi viranomaisille. Tietoja voidaan luovuttaa myös muille viranomaisille, jos siihen on jokin lakisääteinen peruste.

Rekisterinpitäjä voi kuitenkin siirtää henkilötietoja siten, että henkilötietojen käsittelijä käyttää siirrettyjä tietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun, esimerkiksi perintätoimisto sopimuksen mukaisia tehtäviään hoitaessaan.

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, poikkeuksena ainoastaan mahdollinen EU:n ulkopuolelta tapahtuva IT-tuki. Kotisivujen evästekäytännöistä, ks. erillinen selvitys evästeistä.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin käyttötarkoituksen kannalta on tarpeellista tai pakottava lainsäädäntö edellyttää. Säilyttämisaika vaihtelee henkilötiedoittain sen mukaan, mikä on juuri sen henkilötiedon käsittelyn tarkoitus.

Asiakkaiden, eli vuokraajien, vuokralaisten, asunto- ja vuokralaishakemusten jättäneiden henkilötietoja säilytetään toimeksiannon ja mahdollisen vuokrasuhteen vaatiman ajan, mutta henkilötietoja voidaan myös säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Vuokralaishakemusten (jotka eivät johda vuokrasopimuksen tekemiseen) tietoja säilytetään 5 vuotta toimeksiannon päättymisestä, mikä on välityslain määrittämä vähimmäisaika toimeksiannon tietojen säilyttämiselle. Toimeksiantajien ja heidän sopimuskumppaneiden tietoja (kun sopimus syntynyt) säilytetään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä mahdollisten vastuukysymysten tms. selvittämisen varalta. Jos vuokrasuhde jatkuu pitempään kuin 7 vuotta, sopimusosapuolten tietoja säilytetään enintään sopimuksen keston ajan + kolme vuotta sopimuksen päättymisestä.

Potentiaalisten asiakkaiden eli esimerkiksi suostumuksensa verkkopalveluissa tai tapahtumissa antaneiden tietoja säilytetään toistaiseksi eli niin kauan, kunnes suostumus perutaan, enintään kuitenkin sen aikaa, kun kyseisiä henkilötietoja voidaan hyödyntää asiakasviestintään tai markkinointiin.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on:

  • Oikeus saada informaatiota henkilötietojensa käsittelystä
  • Oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn annettu suostumuksensa
  • Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä
  • Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa
  • Oikeus henkilötietojensa tarkistamiseen, eli rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot
  • Oikeus henkilötietojensa poistamiseen, ellei henkilötietojen käsittelyyn ole perustetta
  • Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, ellei tähän ole perustetta
  • Oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen
  • Henkilötietojensa oikaisua, poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
  • Oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisteröity katsoo rekisterinpitäjän rikkovan tietosuojalainsäädäntöä

Näiden oikeuksien toteuttamiseksi voit olla yhteydessä Kiinteistö-Tahkolan välityksen asiakaspalveluun (yhteystiedot: kiinteistotahkola.fi).

  1. Henkilötietojen käsittely ja profilointi

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja automaattisen päätöksenteon avulla.

  1. Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei käsittele asiakassuhteen henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin niihin, jotka on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelisi henkilötietoja muihin tarkoituksiin, rekisterinpitäjän velvollisuutena on ilmoittaa rekisteröidyille ennen jatkokäsittelyä tästä tarkoituksesta.

  1. Yleinen kuvaus rekisterinpitäjän asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilörekistereihin on pääsy sellaisilla rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka ovat sitoutuneet yrityksen tietosuojaa koskeviin kirjallisiin ohjeisiin ja salassapitosäännöksiin.

Tietojärjestelmiä koskeva tietoturva on järjestetty asianmukaisin toimenpitein: salauksin, teknisin rajoituksin sekä suojausohjelmistoin ja palomuurein. Järjestelmiin pääsee sisään vain salasanoilla. Henkilötietoja käsitellään vain lukittavissa tiloissa. Henkilötietoja sisältävät aineistot hävitetään tietoturvallisesti.

  1. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty 10.6.2024.