Miten isännöintipalveluita tulisi vertailla?

Isännöintipalveluiden vertaileminen on hyödyllistä.

 Kirjoittaja: Tuomo Pohjanen

Isännöintipalveluita on tarjolla runsaasti monenlaisiin tarpeisiin, tarkoituksiin, erikokoisiin taloyhtiöihin ja erilaisille aikajanoille taloyhtiöiden elinkaaressa.

Toimiala on hyvin konservatiivinen ja perinteisiin menetelmiin sitoutunut. Tapana on ollut, että asioita tehdään niin kuin aiemminkin on ollut tapana. Muutoksen tuulet saavat mieluummin puhaltaa ohi, kuin muuttaa toimintaa. Onneksi digitalisaatio on saanut tämänkin toimialan murrokseen ja pakottaa tuottamaan asiakaslähtöisempiä- ja asiakasystävällisempiä palveluita.

Usein hallituksien jäsenillä on tunne, että palveluiden vertaileminen on vaikeaa, koska palveluiden tarjonta vaihtelee suuresti eri isännöintiyrityksissä ja hinnoittelu on epäselvää. Usein asiakkaalle on epäselvää mitä palveluita ja tehtäviä kuuluu kuukausiveloitukseen, ja mitkä ovat ne lisälaskutettavat palvelut, joista laskutetaan erikseen palveluita käytettäessä.

Monesti on myös epäselvää mihin yhteisellä sopimuksella on sitouduttu ja kuinka pitkäksi aikaa? Mitä sopimus tarkoittaa hallitukselle tehtävinä ja vastuina?

Hallituksen on myös hyvä pohtia ennen isännöitsijän vaihtoa, että onko nykytilanne sittenkään niin huono, että sitä kannattaa muuttaa vai voidaanko tilannetta vielä yhdessä korjata?

On totta, että isännöintipalveluita ei voi verrata siten, että vertailee isännöintitoimisto X:n toimittamaa kuukausilaskua isännöintitoimisto Y:n toimittamaan kuukausilaskuun. Täytyy tietää mistä palveluista on sovittu ja mitä lisäpalveluita on tilattu sekä mitä palveluita toimitetut laskut sisältävät.

Alalle on määritelty isännöintisopimukseen kuuluvat tehtävät, mutta kaikki hinnoittelevat palvelunsa omalla tavallaan. Miten sitten lähestyä tilannetta, jossa on päädytty palveluiden vertailuun ja kilpailutukseen?

Fiksuinta on hallituksessa pohtia ja päättää mitkä ovat ne Teille kaikkein tärkeimmät asiat mitä isännöinniltä odotatte. Mikä on hallituksen ja mikä isännöitsijän rooli yhtiössänne? Odotatteko isännöitsijän hoitavan operatiivisen toiminnan toimitusjohtajana, joka toimii oma-aloitteisesti ja proaktiivisesti tuoden hallitukselle päätettävät asiat valmisteltuina vai onko hän sihteeri ja renki, jolle hallitus kertoo mitä ja miten asioita halutaan tehtävän?

Taloyhtiönne hankkimien isännöintipalveluiden hinnoitteluun vaikuttavat merkittävästi taloyhtiönne perustiedot kuten taloyhtiön ikä, koko ja kunto. Miettikää taloyhtiönne tarpeiden lisäksi myös sitä mitä taloyhtiönne osakkaat odottavat isännöitsijältä. Miten he arvottavat taloyhtiönne tarpeet sekä isännöintipalvelut. Ovatko he valmiita panostamaan palveluihin ja maksamaan omistamansa kiinteistön arvonnoususta? Täyttäkää alla oleva listaus:

Meidän taloyhtiöllemme tärkeimmät asiat, mitä odotamme isännöintipalveluilta:

1.

2.

3.

4.

5.

Älkää miettikö miten jokin toinen taloyhtiö on palvelutarpeensa määritellyt tai miten se on hinnoiteltu. Määritelkää omat tarpeenne lakisääteisten palveluiden lisäksi ja pyytäkää tarjous niiden perusteella. Jos naapuri taloyhtiön kanssa on samankaltaisia tarpeita, niin pyytäkää tarjous yhdessä.

Miksi PTS ja sen suunnitteleminen on tärkeää?

Omassa roolissani hallituksen puheenjohtajana osasin PTS: n tehdä, mutta myöhemmin huomasin, että asiantuntijan apu olisi ollutkin kullanarvoista, siinä että mihin järjestykseen hankkeet olisi ollut viisainta laittaa toteutuksen kannalta. Ilman suunnitelmaa ei taloyhtiö voi onnistua pitkällä tähtäimellä ja toiminta on kriisien hoitoa epätyytyväisyyden tilassa.

Tässä useimmin nousee esille isännöintitoimistojen erot. Mitä osaamista ja kuinka kattavaa ja syvää osaamista mm. teknisestä isännöinnistä löytyy.

Kun olette määritelleet taloyhtiöllenne ne omat tärkeimmät asiat, niin sen jälkeen on hyvä olla yhteydessä isännöintialan yrityksiin. Pyytää heiltä tapaaminen, jossa voidaan yhdessä etsiä ratkaisut ja sopivat palvelut vastaamaan niitä Teille tärkeimpiä asioita. Tämän jälkeen vertailette palveluntarjoajien oikean osaamisen, palveluiden tason ja asiantuntijoiden tavoitettavuuden. Lisäätte siihen pakolliset asiat, niin näillä tiedoilla isännöintipalveluiden vertailu on helppoa ja saatte käyttöönne taloyhtiöllenne sopivat-, ja juuri Teidän tarpeisiinne räätälöidyt palvelut

Blogin kirjoittaja vastaa Kiinteistötahkolan asiakashankinnan-, ja asiakaspalvelun kehittämisestä ja toimii myös isännöitsijänä. Hänellä on myös vuosien kokemus hallituksen puheenjohtajan tehtävästä As Oy Hiirosen Salpa:ssa. Lisäksi kirjoittaja on vastannut vuosia mm. tilitoimistoalan yrityksen asiakaspalvelusta, asiakashankinnasta ja asiakkaiden käyttöönotosta.