Pyydä meiltä tarjous isännöinnistä! Jätä tarjouspyyntö
 
Blogi / Tehokas kokous videoneuvotteluna

Ideoita hallitustyöskentelyyn: Tehokas kokous videoneuvotteluna

« Takaisin listaukseen

6
Syyskuu

Monille kokoukset saattavat olla se pakollinen paha hallitustyöskentelyssä. Ne saattavat viedä useamman tunnin työpäivästä tai vapaa-ajasta, voivat olla hankalia ajoittaa kaikkien kalenteriin sopivaksi sekä aiheuttaa matkakuluja, jotta kaikki saadaan samaan paikkaan samaan aikaan. Myös kokouspaikka saattaa löytyä taloyhtiön lähes ikkunattomasta kellaritilasta, joka ei välttämättä ole ilmanvaihdollisestikaan suunniteltu kokoustamiseen. Kuitenkin, kun kokoukset suunnitellaan oikein, työkalut ovat kunnossa ja ympäristö kaikille mieluisa – kokoukset saattavat olla ratkaiseva tekijä päätöksen teossa, ongelman ratkaisussa, raportoinnissa, suunnittelussa ja ideoinnissa.

 

Tehokkuutta kokouksien pitämiseen ja niiden järjestämiseen

 

http://www.integralnetworks.ae/images/video.jpgNiin, mitä voisimme tehdä toisin, jotta voimme varmistaa jokaisen kokouksen olevan merkityksellinen ja tekevän positiivisen lisän asioiden edistämiseen? Videokokoukset mahdollistavat kaikkien hallitusjäsenten osallistuvan kokoukseen juuri heille mieluisimmassa paikassa. Kokoustaminen onnistuu tietokoneella, tabletilla tai puhelimella. Vaikka maailman toiselta puolen. Kokouksen järjestämiseksi kenenkään ei siis tarvitse poistua kotoaan.

Videokokouksissa on kyse ääni -ja videokuvan jakamisesta reaaliajassa kokoukseen osallistujien kanssa, paikasta riippumatta. Yksi kokouksen osallistujista saattaa siis istua lomamatkalla Espanjassa, mutta akuutin tilanteen tullen pystyy osallistumaan kokoukseen. Lähtökohtaisesti käyttäjät siis näkevät toisensa näyttöruudun kautta, mutta videokuvan jakaminen ei ole pakollinen toiminto.

Mitä hyötyjä videokokouksista sitten on verraten tavalliseen kasvokkain istumiseen?

 

Videokokouksen hyötyjä ja ominaisuuksia

 

Kokouspaikan vapaus – Videokokouksia järjestettäessä kaikki jäsenet ovat tavoitettavissa juuri siellä, missä he kokevat itselleen mieluisaksi pitää kokouksen. Kenenkään ei tarvitse erikseen matkustaa esimerkiksi isännöitsijätoimistolle kokouksen vuoksi. Usein myös urakoitsijan, valvojan tai muun toimipiste saattaa sijaita toisella paikkakunnalla, minkä vuoksi kokoontuminen saattaa olla kynnyskysymys.

Kokousajan vapaus – Koska videoneuvotteluiden käyttäminen säästää aikaa mm. kokouspaikalle matkustamisen jäädessä pois, pystytään kokous usein järjestämään hyvin lyhyelläkin varoitusajalla. Kokous saadaan aikaiseksi jakamalla käyttäjille linkki kokoukseen.

Materiaalin jakaminen kokouksen aikana – Perinteiseen tapaan isännöitsijä jakaa kokouksen esityslistan ja siihen liittyvän ennakkomateriaalin kokouksen alkuun paperilla. Samainen materiaali on laitettu aiemmin sähköpostitse viikkoa ennen tutustuttavaksi. Videoneuvottelut mahdollistavat mm. Powerpoint-esitysten tai työpöytänäkymän jakamisen muille kokoukseen osallistuville kokouksen aikana.

Kokouksen nauhoittaminen – Useimmat videoneuvotteluohjelmistot mahdollistavat kokouksen nauhoittamisen, jonka johdosta johonkin tiettyyn kokouksen kohtaan palaaminen on helppoa. Ohjelmistojen avulla myös kaikki jäsenet ja isännöitsijä voivat jakaa omia muistiinpanojaan kokouksen aikana.

 

Kuinka päästä alkuun videoneuvotteluiden käyttöönotossa? Viisi vinkkiä.

 

  1. Valitkaa yhdessä ohjelmisto, jota haluatte käyttää. Seuraavassa hallituksen kokouksessa voidaan ottaa yhdeksi kokousaiheeksi videoneuvotteluiden pelisäännöt. Aluksi tulee valita ohjelmisto, jota käyttää. Yksi helpoiten käyttöönotettavista ohjelmistoista on Google Hangouts. Muita vaihtoehtoja ovat mm. Skype (eri versiot), Live Meeting jne. Kaikkien käyttäjien tulee luoda itselleen tili palveluun. Google Hangouts toimii Google-tunnuksilla.

 

  1. https://media.licdn.com/mpr/mpr/shrinknp_400_400/p/7/005/092/2a0/27b8acf.pngVarmistakaa, että kaikki osaavat käyttää ohjelmaa. Osa käyttäjistä ei välttämättä ole koskaan aikaisemmin käyttänyt videoneuvotteluohjelmistoa ja sen käyttäminen saattaa olla hyvinkin vierasta. Ennen ensimmäistä neuvottelua onkin hyvä pitää testineuvottelu, esimerkiksi aloittamalla neuvottelu puoli tuntia ennen varsinaisen kokouksen aloitusta. Näin myös varmistetaan, että kaikkien tunnukset ja linkki toimivat. Ohjelmistojen sivuilta löytyy hyviä vinkkejä käyttöönottoon. Videoneuvottelu kannattaa järjestää siten, että kamera kuvaa käyttäjän lisäksi vaaleaa taustaa ja suoraan käyttäjää päin ei ole kirkkaita valoja.

 

  1. Käytön harjoittelu. Videoneuvottelu tietokoneen tai tabletin avulla saattaa varsinkin asiaa vierastavalle tuntua aluksi hyvinkin erikoiselta, mutta kun muutama videoneuvottelu on pidetty, alkaa se tuntua luontevalta ja huomaat kuinka kokoukset ovat tehokkaampia. Videoneuvottelussa kannattaa myös hyödyntää yleisiä hyviä kokouskäytäntöjä, kuten kokouksen enimmäiskeston päättämistä etukäteen.

 

  1. Tutustukaa edistyksellisempiin ominaisuuksiin. Kun ohjelman käyttö on kaikille tuttu ja perusvideoneuvottelu alkaa sujua, niin on aika tutustua edistyksellisempiin toimintoihin, kuten työpöytänäkymän ja tiedostojen jakamiseen kokouksen aikana.

 

  1. Hyödyntäkää videoneuvottelua ja sen ominaisuuksia osana hallitustyöskentelyä.

 

Tehokkaita neuvotteluita toivottaen,

Pyry Verainen