Pyydä meiltä tarjous isännöinnistä! Jätä tarjouspyyntö
 
Blogi / Hallitusjäsenyys, tehtävät ja vastuut

Hallitusjäsenyys, tehtävät ja vastuut

« Takaisin listaukseen

24
Toukokuu

Tavallisen suomalaisen palkansaajan suurin omaisuuserä on yleensä huoneisto, joka on kotina.  Monen pienemmänkin omaisuuserän kohdalla ollaan valveutuneita ja halutaan miettiä kustannuksia ja muuta asiaan liittyvää tarkkaan, asuntojen suhteen tilanne on jostain syystä toinen. Jos taloyhtiö on vähänkään isompi, yhtiökokouksissa on usein edustettuna noin neljäsosa kaikista yhtiön osakkaista, mikä on suhteettoman vähän. Tälle ilmiölle mietin vuosia syitä ja kun syyt ymmärsin, ainakin luulen niin, olin entistä hämmentyneempi. Yhtiökokouksen asialistalla on yksi sellainen asia, joka herättää pelkoa, hallituksen valinta. Miksi hallituksen jäsenyys sitten pelottaa, siihen on varmasti monia syitä.

Mitä hallituksen tehtävät ovat?

Yksi syy, mihin olen törmännyt vuosien aikana useasti, liittyy tehtävän sisällön epämääräisyyteen. Ei tiedetä, mitä käytännössä tarkoittaisi jos antaa suostumuksensa tehtävään? Toisena pelkoa aiheuttavana tekijänä on mediassa paljon esillä ollut kysymys hallituksen jäsenien vastuusta. Yritän vähän avata kumpaakin kysymystä, jospa meillä olisi sitten ensi vuonna tilanne, jossa osakkaat kilpailevat hallituspaikoista J.

Hallituksen tehtävistä löytyy hieno lakiin kirjoitettu määritelmä ” Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus tarvitsee yhtiökokouksen päätöksen toimiin, jotka yhtiön koko ja toiminta huomioon ottaen ovat epätavallisia tai laajakantoisia, vaikuttavat olennaisesti osakkeenomistajan hallinnassa olevan osakehuoneiston käyttämiseen, taikka vaikuttavat olennaisesti osakkeenomistajan velvollisuuteen maksaa yhtiövastiketta tai muihin osakkeenomistajan hallinnassa olevan osakehuoneiston käyttämisestä aiheutuviin kustannuksiin.”

Hallituksen tehtävät käytännön tasolla

Mitä edellä kirjoitettu sitten tarkoittaa selkosuomenkielellä? Hallituksen tärkein tehtävä on huolehtia siitä, että yhtiön talous ja hallinto sekä kunnossapito ja huolto on järjestetty, joko osakkaiden tai ulkopuolisten toimijoiden kautta. Yleensä tämä on hoidettu siten, että isännöitsijä huolehtii yhtiön taloudesta ja hallinnosta, hallitus valvoo sen hoitamista. Kunnossapidon ja huollon osalta käytäntöjä on sitten vähän enemmän. Perushuoltotoimet, on useimmiten ulkoistettu huoltoyrityksille, jotka yhdessä sovitun tehtävänkuvauksen mukaan hoitavat tehtäväänsä, isännöitsijä ja hallitus yhteistyössä sitten valvovat huoltoa.  Käytännön tasolla näiden tehtävien hoito on sitä, että isännöitsijä ja hallitus yhdessä valmistelevat, tilaavat ja teettävät yhtiön tarvitsemat korjaukset, kehityshankkeet ja muut isommat projektit. Monen isomman hankkeen edistämiseen tarvitaan yhtiökokouspäätös, tuolloin hallituksen tehtävänä on yhdessä isännöitsijän kanssa varmistaa, että yhtiökokoukselle esitetään päätöksen pohjaksi tarvittava informaatio.

Yleensä nämä ovat erittäin mielenkiintoisia hankkeita, hallituksen jäsenellä on mahdollisuus tuoda omia ajatuksiaan jo ennen suunnittelun käynnistämistä ja näin vaikuttaa siihen, mitä ja miten yhtiössä tehdään. Hallituksessa mukana olemalla saa muutenkin aivan eri tavalla kuvan yhtiön toiminnasta, mahdollisuuksista ja haasteista.

Hallituksen vastuut

Toinen seikka, joka monesti asettuu esteeksi hallituksen jäsenyyteen, on pelko vastuusta, joka voi seurata ongelmatilanteessa. Tässä ei voida sitä pelkoa kokonaan poistaa, mutta ehkäpä lieventää huolenaiheeksi? Tämäkin perustuu asiana Asunto-osakeyhtiölakiin, jota en käy nyt tässä suoraan lainaamaan vaan kerron tässä mitä siellä siitä sanotaan. Perusperiaate on tietenkin se, että taloyhtiön johdon, johon lasketaan isännöitsijä ja hallitus, pitää tehdä työtään huolellisesti. Kaikessa päätöksenteossa täytyy aina noudattaa lainsäädännön, yhtiöjärjestyksen ja yhtiökokouksen päätöksien asettamia raameja.

Toisin sanoen, hallitus ei voi ilman yhtiökokouksen valtuutusta käynnistää isoa hanketta. Peruslähtökohtana on tilikauden budjetti, joka antaa kustannuksien osalta raamit, ylityksiä toki tulee kuluissa joihin ei voida koskaan täysin varautua. Esimerkiksi lämmityskuluja ei voida koskaan täysin ennakoida, ne vaihtelevat vuodesta toiseen, samoin on monen muunkin kuluerän kohdalla. Rajoitukset näkyvät esimerkiksi tilanteessa, jossa hallitus päättäisi tilata jonkin muutos- tai korjaustyön, jota ei ole pakko tehdä, vaikka talousarviossa siihen ei olisi varaa. Tuolloin voidaan katsoa hallituksen ylittäneen valtuutensa, toiminta ei ole ollut lain tarkoittamalla tavalla huolellista, jos valtuudet ylitetään tietoisesti.

Miten välttää vastuu päätöksestä, jota ei hyväksy? Jokainen hallituksen jäsen vastaa omalta osaltaan kaikista päätöksistä, joita hän on ollut tekemässä. Ainoa tapa ohittaa vastuu on kirjauttaa eriävä mielipide pöytäkirjaan kun tietää päätöksen olevan väärä. Tässä on kuitenkin huomioitava se, että hallituksen jäsenen huolellisuutta arvioidessa, pohjana arviolle on se miten vastaavassa tehtävässä olevan toisen henkilön oletettaisiin toimivan objektiivisuusnäkökulmasta. Monesti ajatellaan, että voidaan vedota vaikkapa siihen, ettei tuntenut lainsäädäntöä asiaan liittyen, se ei kuitenkaan poista vastuuta. Tilanteissa, joissa hallituksen jäsenien oma osaaminen ei riitä, pitää käyttää ulkopuolista asiantuntija-apua. Isännöitsijöiden toimintaa arvioidessa, heidän huolellisuusvelvoitteensa on hallituksen jäseniä suurempi koska he ovat alan ammattilaisia.

Voiko valtuuksia ylittää?

On kuitenkin tilanteita, joissa hallituksen täytyy tehdä päätöksiä asioista joihin heillä ei ole virallista valtuutusta. Käytännössä jos asian viemistä yhtiökokoukseen ei ole mahdollisuutta jäädä odottamaan, ilman että siitä aiheutuu yhtiölle olennaista haittaa. Päätöksistä pitää kuitenkin tiedottaa osakkeenomistajia vastaavalla tavalla kuin mitä yhtiökokouskutsut lähetään.

En tiedä onko tämä teksti yhtään hälventänyt pelkoja, tiivistetysti voisi sanoa, että toimimalla normaali huolellisuutta noudattaen, vahingonkorvausvastuuseen ei käytännössä joudu. Esimerkkitapaukset, joista olemme saaneet lukea lehdistä, ovat olleet sellaisia, joissa hallitus ja isännöitsijä ovat ottaneet tietoisesti riskejä, jotka ovat sitten lauenneet.

Aivan tämän blogin alussa kirjoitin miten asunto on meistä suurimmalle osalle isoin omaisuuserä. Siitä kannattaa huolehtia, kannattaa olla vaikuttamassa asioihin, jotta yhtiön kehitys menee haluamaasi suuntaan. Kehotan sinua joka ehkä mietit lähtisitkö vaiko et, lähde mukaan, silloin pääset vaikuttamaan parhaalla mahdollisella tavalla siihen, miten omaisuudestasi huolehditaan.

Taneli Kalliokoski